A sua lista de afazeres parece não ter fim? Tem dificuldades em diferenciar coisas importantes de tarefas triviais? Estas dicas, vão ajudar a ganhar maior controlo sobre o seu dia.
O dia de trabalho termina e sente que andou o dia todo em círculos. A sua lista interminável de tarefas está a ficar cada vez mais comprida e parece que se está a afogar. A ansiedade aumenta. Soa-lhe familiar? Deixamos aqui as nossas 6 dicas para ajudar a organizar o seu dia de trabalho. Siga-as diariamente e tornar-se-ão rapidamente parte do seu ritual.
1. Escrever uma lista de tarefas a realizar
Escreva a sua lista de tarefas para o dia ajuda a determinar quais são as tarefas mais importantes. Não faça uma lista muito longa para conseguir manter uma visão geral e ser capaz de definir corretamente as prioridades. É melhor manter, no máximo, 5 a 7 tarefas. É mais provável que consiga alcançar os seus objetivos se começar por colocá-los por escrito.
2. Classificar as tarefas em termos de impacto e esforço
Classifique as diferentes tarefas da sua lista com base no seu impacto e esforço. Assim, as suas tarefas podem ser divididas em 4 categorias: alto impacto/baixo esforço, alto impacto/alto esforço, baixo impacto/alto esforço e baixo impacto/baixo esforço.
3. Começar pelas tarefas de alto impacto e baixo esforço
São tarefas que têm um alto impacto mas exigem relativamente pouco esforço. Ao focar-se primeiro nesses objetivos, terá mais “sucesso” na primeira parte do seu dia de trabalho, o que dará uma motivação extra para as tarefas seguintes.
4. Seguir para as tarefas de alto impacto e alto esforço
Depois de ter acumulado energia suficiente devido às tarefas anteriores, deve passar aos objetivos de alto impacto e alto esforço. Estas tarefas requerem mais tempo e energia, mas também têm um alto impacto e, portanto, devem ser priorizadas.
5. Concentrar-se nas tarefas de baixo impacto e baixo esforço
Agora, deve concentrar a sua atenção em tarefas de baixo impacto e baixo esforço. Por exemplo, este é o momento perfeito para responder a e-mails e organizar a sua caixa de entrada, arrumar o escritório e agendar reuniões para a próxima semana. Estes objetivos são fáceis de alcançar e representam uma “pausa” mental no seu dia.
6. Por fim, realizar os objetivos de baixo impacto e alto esforço
Há também tarefas que exigem muito trabalho, mas têm apenas um impacto limitado. É importante alternar tarefas de baixo impacto e alto esforço em vez de as abordar todas ao mesmo tempo. Assim, não perde energia e tem sempre a sensação de que o seu dia de trabalho teve um grande impacto.
Uma pessoa produtiva sabe gerir o tempo da melhor forma possível. Ao aplicar uma análise de impacto versus esforço a todas as suas tarefas, pode concentrar-se nas coisas importantes da sua vida e ignorar tarefas sem importância.
